Інструкція
Про організацію передачі та обміну документами між бібліотеками України
Затверджено наказом Міністерства культури і мистецтв України № 385 від 18.07.96р. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України за № 462/1487 від 20.08.96 р. Погоджено з Мінфіном, Мінекономіки, Міносвіти, МОЗ, ДКНТ, НАН України, УААН
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Згідно із статтею 18 Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" бібліотекам надається право передавати безкоштовно з фондів одних бібліотек в фонди інших бібліотек видання і інші матеріали (надалі - документи), що не входять у Національний архівний фонд України.
1.2. Право вирішувати питання про безкоштовну передачу документів або шляхом еквівалентного обміну надається директорам (завідувачам) державних бібліотек. Керівники (директори, завідувачі) бібліотек, які знаходяться у безпосередньому підпорядкуванні підприємств, установ, учбових закладів та інших організацій, вирішують питання про передачу або обмін документами з дозволу свого керівництва. Перевагою на одержання таких документів користуються наукові бібліотеки різних відомств, державні масові бібліотеки, бібліотеки при товариствах національних меншин, бібліотеки інших держав, які обслуговують українське населення.
II. ОРГАНІЗАЦІЯ ПЕРЕДАЧІ ТА ОБМІНУ ДОКУМЕНТАМИ
2.1. Для організації передачі та обміну документами між бібліотеками при державних, Республіканській (Автономної Республіки Крим), обласних, центральних бібліотеках централізованих бібліотечних систем Міністерства культури і мистецтв України та при головних бібліотеках різного відомчого підпорядкування створюються спеціальні обмінні фонди, сформовані на основі відокремленого фонду дублетних, непрофільних і маловикористовуваних документів бібліотеки-фондоутримувача та документів інших бібліотек, які не створюють такі фонди. До обмінного фонду приймаються документи з ліквідованих бібліотек, отримані в дар від приватних осіб, установ, видавництв, у т.ч., що надходять в Україну з-за кордону, а також спеціально закуплені або придбані іншими шляхами для обміну. Вищеназвані документи передаються до обмінного фонду після їх попереднього відбору до основного фонду бібліотеки-фондоутримувача. До обмінного фонду приймаються документи за всіма основними видами, з усіх галузей знань, що не втратили наукового, виробничого, історичного і культурного значення, фізично придатні для подальшого використання. До обмінного фонду не передаються документи, які включені до Державного реєстру національного культурного надбання. Обмінний фонд функціонує самостійно, на баланс бібліотеки-фондоутримувача не береться. Його структура, штати визначаються у залежності від обсягу фондів, щорічних операцій по обміну з розрахунку існуючих нормативів на бібліотечні процеси. Цей фонд може діяти на правах відділу, сектора або групи при бібліотеці.
2.2. Національна парламентська бібліотека України відповідно до Положення, затвердженого Міністерством культури і мистецтв України, виконує функції головного державного обмінного фонду і організовує перерозподіл документів у межах всієї держави. Отримує інформацію з обмінних фондів бібліотек системи Міністерства культури і мистецтв України, створює на їх основі зведені бібліографічні списки (бази даних) для інформування про них відповідних користувачів незалежно від відомчого підпорядкування, здійснює ведення довідкового апарату по обміну документами, готує огляд діяльності обмінних фондів держави, надає методичну та практичну допомогу бібліотекам.
2.2.1. Головні бібліотеки інших систем і відомств держави готують зведені бібліографічні списки (бази даних) обмінного фонду, кожна по своїй системі бібліотек.
2.3. Організація роботи обмінного фонду, його облік, зберігання, вилучення документів здійснюється згідно з діючими інструкціями.
2.4. Обмін документами здійснюється шляхом безпосереднього відбору документів представником бібліотеки або згідно з їх попередніми замовленнями за бібліографічними списками (базами даних) чи окремими заявками. Передача документів з фондів бібліотек оформляється актом (що додасться). Документи передаються представникові бібліотек на підставі офіційного доручення на їх отримання. В акті передачі (обов'язково вказується номер та дата видачі доручення. Поштове відправлення документів проводиться за рахунок замовлення.
2.5. Обмінні операції безпосередньо між бібліотеками України (внутрішньодержавний обмін), з бібліотеками держав СНД, інших країн (міжнародний обмін) здійснюється на взаємовигідних умовах (документ за документ та ін,).
2.6. Документи з обмінних фондів, не передані до основних фондів, не замовлені бібліотеками вилучаються згідно з чинним законодавством. Документи, що це підлягають вилученню, зберігаються постійно і періодично включаються в обмінні процеси.
2.7. У складі обмінного фонду може бути організований резервний фонд, що формується з надходжень документів до обмінного фонду. Він використовується для заміни у діючому фонді втрачених або зношених документів тощо. Організація та облік цього фонду здійснюється за вимогами, визначеними для документів цього фонду згідно з чинним законодавством.